Portable Document Format steht für die verkürzte Form PDF und wurde von der Firma Adobe Systems hervorgebracht. Das Format PDF ermöglicht eine elektronische Weitergabe von Dokumenten, ganz unabhängig davon welches Betriebssystem und welches Anwendungsprogramm der Empfänger nutzt. Dies wird als plattformunabhängiges Dateiformat bezeichnet. Es ist unerheblich, mit welchem Programm die Ursprungsdatei hergestellt wurde, denn als PDF-Datei ist die Form immer gleich. Die Verwendung des Portable Document Formats findet weltweit Verwendung, können doch Konvertierungsprobleme, beispielsweise ein ungewollter Seitenumbruch, verhindert werden. Besonders für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten bieten Zusatzfunktionen, wie Inhaltsverzeichnisse, eine wichtige Basis.

Für die Erstellung von PDF Dokumenten, ist es notwendig, ein PDF-Programm heranzuziehen. Mittlerweile gibt es hierfür zahlreiche Softwareprogramme. Das Bekannteste ist der "Acrobat Reader", welcher kostenfrei Internet bei Adobe herunterzuladen ist. Wurde das Programm erfolgreich auf dem Computer installiert, wird im verwendeten Programm unter Menü->Drucken der Name des PDF-Druckers ausgewählt. Auch die Einstellung notwendiger Zusatzfunktionen, beispielsweise der Papiergröße, ist hier möglich. Durch Bestätigung mit o.k. erfolgt sofort die Erstellung des PDF-Formates. Dieses kann nun abgespeichert, gedruckt oder beispielsweise per E-Mail weiterversandt werden.

Das PDF-Format bietet den Vorteil, dass es viel weniger Speicherplatz benötigt als die Ursprungsdatei. Besonders für die elektronische Weiterleitung ist dies von großer Bedeutung. Unter PDF können sowohl Texte als auch Grafiken gespeichert werden, sodass eine Durchsuchung des Textes in der gesammten Dokumentensammlung möglich ist. Aufgrund der Optimierbarkeit kann das Hauptaugenmerk, beispielsweise auf die Bildqualität ausgerichtet werden. Des Weiteren ermöglicht es die PDF-Datei zusätzliche Angaben wie Änderungsdatum, Autor, Schlüsselwörter zusätzlich mit abzuspeichern.

Weitere bekannte und gern genutzte PDF-Tools sind FreePDF, OpenOffice, PDFCreator und eDocPrintPro. Ist es gerade nicht möglich sich ein pdf Programm zu installieren, bietet FreePDF die Möglichkeit, das PDF-Format direkt auf der Internetseite erstellen zu lassen. Das Dokument wird hochgeladen und durch Eingabe der E-Mail-Adresse sofort als PDF-Datei dem Empfänger übermittelt. Unter Openoffice können Dateien ohne Schwierigkeiten auch als PDF abgespeichert werden. Der PDFCreator täuscht einen Drucker vor, sodass aus verschiedenen Dokumenten heraus PDF-Dateien ohne Probleme abgespeichert werden können. Mittels eines virtuellen PDF-Druckers kann man unter eDocPrintPro zusätzlich auch PDF Dateien zusammenfügen werden. Dieser Tool hebt sich durch seine vielfältigen Funktionen hervor. Seit 17 Jahren wird PDF nun erfolgreich angewandt und findet sowohl bei Privatpersonen als auch bei Unternehmen großes Vertrauen.